你是不是以为，只要合同还在、凭证还在、回单还在，就能直接当证据，没有必要办理保全证据公证。

但是，发生纠纷以后，对方可能并不是否认有这份材料，而是质疑：

• 这份复印件是从哪里来的？
• 是不是后来补印的？
• 有没有缺页？
• 是不是完整的原件？

尤其是一些重要材料保存在第三方、公司档案室或者合作单位手里，自己只能取得复印件时，更容易出现这样的争议。

在这种情况下，就可以根据实际需要，考虑办理书证保全证据公证。

什么是书证？

证据有很多类，其中之一就是书证。

简单说，凡是依靠文字、数字、图纸、符号等内容来证明事实的书面材料，都属于书证。

例如：

• 合同协议
• 声明文件
• 许可证
• 发票
• 收据
• 银行回单
• 财务凭证
• 往来函件
• 公司决议
• 遗嘱
• 图纸

都属于常见书证。

什么是书证保全证据公证？

书证保全证据公证，是依法固定：

• 文件当时的状态
• 来源
• 取得过程
• 复制过程
• 保管情况。

书证保全证据公证，是证明文件真实还是假的？

很多人第一次听到书证保全证据公证，会以为公证处是在证明合同内容、签名或者印章一定真实。

实际上，这类公证通常侧重于对文件取得、复制、展示或保全过程进行客观记录。具体证明事项应以公证书载明的内容为准。

例如，公证员监督从档案中调取并复印一份合作协议，公证书可以证明是在监督下完成了这一过程，以及复印件与当时展示的原件内容相符，但并不当然证明合作协议本身的法律效力或者签章真实性。

什么时候比较适合办书证保全证据公证？

案例一

合同纠纷。

企业要起诉对方公司。

原始合同档案保存在另一家关联公司。

公证员现场监督复印合同协议、财务凭证、回单等文件。

最终形成诉讼证据。

案例二

房屋买卖。

买卖双方发生争议。

申请人准备固定补充协议、付款收据等材料证据。

案例三

劳动争议。

员工希望固定劳动合同、工资确认单、解除通知等书面材料证据。

案例四

企业知识产权。

固定授权书、许可合同、采购合同等书面文件证据。

办理书证保全证据公证需要准备什么

自然人：

• 身份证
• 书证原件
• 与案件有关材料
• 公证申请材料。

企业：

• 营业执照
• 法定代表人身份证明
• 授权委托书
• 经办人身份证明
• 涉案书证。

如果书证由第三方保管，也应提前说明实际情况，方便公证机构评估办理方案。

怎么办理书证保全证据公证？

与公证机构打电话沟通，说明情况，看能不能办书证保全证据公证。

公证员要是说能办，就问清楚要交哪些材料。公证员得了解书证保存地点、保管人以及拟采取的保全方式。

公证员根据具体情况制定保全方案。

公证员现场监督查阅、复制、封存或者其他保全过程。

公证员制作并出具保全证据公证书。

注意，一般需要两名公证人员共同在场。

办理时需要注意什么？

不要自行拆封已经封存的文件。

尽量提供原件。

提前确认书证由谁保管。

涉及第三方场所时，提前协调配合。

不同书证，办理方式可能不同。

著文快办，线上咨询更省心

如果您不清楚应当怎样准备，可以先微信或支付宝搜索著文快办小程序，提交基本申请信息和现有材料，由工作人员了解书证情况、使用目的后进行初步判断，再根据判断结果协调公证机构，安排后续保全事宜。