特别声明：本文仅基于我们在公证与认证代办服务中的经验总结，旨在帮助律师客户快速了解涉外诉讼所涉及的公证和海牙认证办理流程与注意事项。实际操作中请以受理法院的要求为准。

一、为什么律师需要关注公证与海牙认证？

涉外诉讼中，律师常常要提交当事人或企业提供的境外文件。
如果这些文件没有完成公证和认证程序，中国法院往往不予采信。

尤其是在中国加入《海牙公约》之后，文件跨境使用的规则发生了变化：

• • 公约成员国之间，可以通过海牙认证（Apostille） 来确认文件效力；
• • 非公约国家的文书，则仍需走双认证程序。

因此，律师在涉外案件中需要格外关注文书是否已经完成公证和认证，这直接影响诉讼材料能否顺利被法院接收。

二、公证与认证的基本概念（律师客户需掌握的常识）

• • 公证：由出具地的公证机关或公证员确认文件或事实的真实性、合法性。
• • 海牙认证（Apostille）：适用于《海牙公约》成员国之间，文件公证后只需办理一次认证，即可在对方国被承认。
• • 双认证（三级认证）：适用于非海牙公约成员国，文件公证后需要经过文件签发地的外交部等有关部门认证，再送中国驻外使领馆认证。

👉 提醒：所有境外形成的文件（无论是委托书、资格证明还是证据文书），都必须在文件出具地办理公证和海牙认证/双认证，然后才能在国内使用。拿到国内后，再根据法院要求选择普通翻译件或译本与原文相符公证。

举个例子，如果中国文件在海外使用，一般办理公证后，看使用国是海牙国还是非海牙国。如果是海牙国，再在中国办理一个海牙认证即可，如果是非海牙国，要办理中国外交部认证和该国驻华使馆/领事馆认证。

同理，如果是外国文件在中国使用，办理公证后，看该国是否是海牙成员国。如果是海牙成员国，办理该国的海牙认证，如果是海牙国，在该国相关部门办理海牙认证，如果是非海牙国，要办理该国的外交部等相关部门的认证和中国驻该国使馆认证。

三、涉外诉讼常见需要公证认证的文件

结合代办经验和相关指引，涉外诉讼中常见需要公证和认证的文件主要包括以下几类：

1. 律师授权委托书

外国当事人要在中国打官司，通常需要出具律师授权委托书。

• • 在境外签署的授权委托书，应在出具地办理公证和海牙认证/双认证。
• • 如果当事人身处境内，可以直接在法院见证下签署，或前往中国公证处办理。
• • 部分法院也已开通线上视频见证渠道，操作上更加便利。

2. 当事人身份 / 主体资格证明

《民事诉讼法》规定，外国人或外国企业、组织参加诉讼时，需要提交身份或主体资格证明文件。常见如外国企业的注册证明、营业执照、良好信誉证明，或个人身份证件等。
必须在出具地完成公证和海牙认证/双认证，才能带回国内使用。

3. 签字权证明文件及印鉴

• • 如果主体证明文件上有代表人或有权签字人，则可直接依据该文件办理公证及海牙认证。
• • 如果主体证明文件上没有明确有权签署人或代表人，往往需要补充文件（如董事会决议、公司章程）来确认签字权，并一并办理公证和认证。
• • 某些国家或机构（如日本和韩国）的文件仅加盖印章或印鉴，可能还需提供印鉴证明。由当地公证机构对印鉴进行验证，确保其与印鉴证明书上的印鉴一致，再据此办理公证及附加证明书认证。
• • 这类文件在涉外诉讼中常见，若未准备齐全，容易在法院审查时被退回。

4. 域外证据

包括外国法院判决、裁定，外国行政机关出具的证明，境外公立机构的文件等。
在国内使用时，一般都需要在出具地完成公证和海牙认证/双认证，再带回国内翻译。

• • 如果能够通过网络系统直接核验公文书的真伪，或者双方当事人对其真实性均无异议，那么通常无需再办理公证。
• • 其余证据是否需要公证和认证，应当依据法院的具体要求以及案件的实际情况来判断。一般而言，一旦法院有明确要求，或者对方当事人对证据的真实性提出质疑，就需要通过公证或认证程序来进一步确认其真实性与合法性。
• • 实务中，即使部分公文书理论上可以直接海牙认证，出于诉讼稳妥考虑，是否需要先公证，应以出具国规则和法院要求为准。

5. 起诉状等诉讼文书

• • 部分国内地区法院不强求对国外当事人从国外寄交的起诉状等文件进行公证及认证。
• • 如果原告在起诉状上签名或盖章这一行为是重要的诉讼行为，且发生在我国领域之外，应在所在国公证机关的办理公证及附加证明书的认证。
• 

四、翻译与公证的衔接

翻译是涉外诉讼中文件提交的必经环节。常见误区是：先找翻译公司翻译，再拿翻译件去公证处做译本公证。

实际上：

1. 1. 法院会明确要求提交普通翻译件，还是译本与原文相符公证。
2. 2. 如果法院要求译本公证，建议直接由公证处统一翻译并出具公证书。
3. 3. 部分收文机构要求翻译公司具有资质，甚至要求使用本地翻译公司，应提前确认法院对翻译公司的具体要求。

👉 代办经验：不要擅自增加环节，应当根据法院要求选择合适的翻译方式，既省时又省钱。

五、海牙公约生效后的变化

自2023年11月7日起，中国正式成为《海牙公约》成员国。

• • 在海牙公约成员国出具的文书（如法国、意大利、西班牙、美国等），只需在出具国办理公证+海牙认证，在国内翻译后一般可以在法院使用。
• • 在非海牙公约成员国出具的文书（如阿联酋、越南、泰国、埃及等），仍需办理双认证，即出具地公证+主管机关认证 → 中国驻外使领馆认证。

这一变化大大简化了程序，律师在处理涉外诉讼案件时，应注意分清出具国是否为公约成员国。

六、注意事项（代办经验总结）

1. 1. 出具地原则：所有境外文件必须在文件出具地完成公证和海牙认证/双认证。
2. 2. 时效问题：法院常对婚姻状况类文件设定3–6个月有效期，过期可能被拒收。
3. 3. 翻译路径：提前确认法院要求，是普通翻译件还是译本与原文相符公证。
4. 4. 补充材料：部分国家可能要求提交签字权证明或印鉴证明，律师应提醒当事人提前准备。
5. 5. 多份准备：部分法院要求提交原件或副本，建议提前确认数量。
6. 6. 邮寄时间：跨境寄送需留足时间。

七、结语与服务说明

涉外诉讼中的公证与海牙认证，看似只是“程序”，但如果没有准备好，可能导致证据被拒收或案件延误。
我们整理本文，希望帮助律师客户更快理解：哪些文件要办理公证和认证、在什么环节翻译、海牙公约生效后有哪些变化。

再次强调：

• • 本文仅基于代办经验总结，仅供律师客户参考；
• • 不构成法律意见；
• • 办案中应以受理法院的具体要求为准。

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📌 提醒：海外出具地的公证和认证需要当事人在当地完成，我们无法代办。但从国内翻译、公证到认证环节，我们可以为您一站式安排。